Die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 zum besseren Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten. Ziel ist es in der Europäischen Union einen einheitlichen Standard zum Schutz von Whistleblowern herzustellen. Bis zum 17. Dezember 2021 müssen diese Vorgaben in nationales Recht umgesetzt werden. Das Bundesministerium für Justiz hatte bereits für die Umsetzung einen Referentenentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz vorgelegt. Das Gesetzgebungsverfahren ist allerdings vorerst noch nicht abgeschlossen, weil sich die Regierungskoalition nicht einigen konnte. Wir empfehlen betroffenen Unternehmen sich spätestens jetzt mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um später mögliche Sanktionen zu vermeiden. Sowohl aus der Richtlinie als auch aus dem Referentenentwurf lässt sich ein Überblick über die wichtigsten Punkte gewinnen. 

 

Wer ist betroffen?

  • Unternehmen und Organisationen ab 250 Mitarbeitenden (inklusive freie Mitarbeiter) oder mit einem Umsatz von mehr als 10 Mio. Euro/Jahr 
  • Unternehmen aus dem Bereich des Finanzsektors sind unabhängig der Anzahl der Mitarbeitenden betroffen
  • öffentliche Einrichtungen, Behörden sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern, für Kommunen unter 10.000 Einwohnern gibt es lediglich eine Empfehlung
  • Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sind erst ab 17.12.2023 davon betroffen 

Welche Pflichten gibt es für betroffene Unternehmen?

  • Erstellung von internen Meldekanälen (z.B. Hinweisgebersystem für Whistleblower bereitstellen)
  • unter Meldekanälen versteht man ein Hinsweisgebersystem, das eine vertrauliche Abgabe eines Hinweises ermöglicht
  • Vertraulichkeit setzt hierbei keine Anonymität voraus, sondern viel mehr, dass „Meldekanäle so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird” (s. Art. 9 Abs. 1 lit. a der Richtlinie (EU) 2019/1937)
  • die Meldekanäle können intern von einer benannten Person oder Abteilung betrieben oder extern von einem Dritten bereitgestellt werden (das kann oftmals ein elektronische Meldesystem sein)
  • Unternehmen können aber auch einen erfahrenen Anwalt als Ombudsperson mandatieren
  • wichtig ist, dass die Meldestellen sowohl schriftlich als auch in mündlicher Form kontaktiert werden können
  • den Mitarbeitenden müssen die Informationen zur Nutzung externer Meldestellen zugänglich gemacht werden

Wie muss die interne Meldestelle reagieren?

  • innerhalb von 7 Tagen muss dem Hinweisgeber der Eingang der Meldung bestätigt werden
  • innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle dem Hinweisgeber melden, welche geeignete Maßnahme in Folge dessen getroffen wurde 
  • Schutz der Vertraulichkeit sowie Beachtung des Datenschutzes
  • die Meldungen müssen dokumentiert werden

Welche Sanktionen drohen?

  • Verstöße gegen das HinSchG stellen eine Ordnungswidrigkeit dar
  • die Obergrenze liegt momentan bei 100.000 Euro
  • zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist die fehlende Errichtung einer Meldestelle an sich sanktionslos, um jedoch zu verhindern, dass sich der Whistleblower an eine (staatliche) externe Stelle oder an die Öffentlichkeit wendet, sollte unbedingt eine professionelle, attraktive interne Struktur geschaffen werden 

Wichtige Hinweise:

  • der Hinweisgeber hat grundsätzlich eine Wahlmöglichkeit zwischen der internen und externen Meldestelle, daher scheint es im Interesse des Unternehmens zu sein, die interne Meldestelle so ansprechend wie möglich zu gestalten, damit den Hinweisen unternehmensintern nachgegangen werden kann, ohne dass es an die Öffentlichkeit gerät
  • unter Umständen können Whistleblower die Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen, wenn die Meldung ohne hinreichende Reaktion bleibt, daher empfiehlt sich eine professionelle Struktur der internen Meldestelle
  • die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Meldestellen muss im Einklang mit der DSGVO und der BDSG erfolgen, daher sollte dort ein ordentliches Konzept erstellt werden
  • Beweislastumkehr: Arbeitgeber müssen zukünftig beweisen, dass Kündigungen nicht im Zusammenhang mit den Meldungen stehen, sonst macht sich das Unternehmen ggf. schadensersatzpflichtig
  • im Falle einer Diskriminierung/Benachteiligungen von Hinweisgebenden drohen hohe Sanktionen

Warum sollten sich auch Unternehmen, die nicht betroffen sind, um die Errichtung von internen Meldestellen bemühen?

  • Es kann nach einer Risikoabwägung auch bei weniger als 50 Mitarbeitenden eine solche Verpflichtung bestehen
  • Die Errichtung einer solchen internen Meldestelle bringt viele „benefits” mit sich:
    • Mitarbeiterfreundlichkeit
    • ein gewissen Sicherheitsgefühl für Mitarbeitende
    • Transparenz für Kunden (z.B. im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeit von Produkten)
    • Fortschrittlichkeit